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easy-Speak Training


District 59 Belgium, France, Luxembourg, Netherlands, Monaco

District 95 Denmark, Germany, Norway, Sweden

District 107 Andorra, Portugal and Spain

District 108 Estonia, Finland, Latvia, Lithuania and Poland

District 109 Austria, Bulgaria, Cyprus, Greece, Italy, Lichtenstein, FYR Macedonia, San Marino, Switzerland and Vatican City

District 110 Croatia, Czech Republic, Hungary, Rep. of Moldova, Romania, Slovakia and Ukraine

District U Undistricted Clubs in Europe


Clubvorstand Hilfen  

Überblick über die Rollen und Aufgaben im Clubvorstand

Die Grundlagen für neue Clubvorstände werden in dieser Präsentation vorgestellt.
Es wird empfohlen, diese Unterlagen zumindest einmal gemeinsam als neuer Clubvorstand durchzugehen und zu besprechen. 

 
Präsident*in

Präsident

Zusammenfassung:

Als Clubpräsident geben Sie den Ton für Ihren Club an. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie hilfreiche, unterstützende Führungsarbeit leisten für alle Aktivitäten des Clubs, und Sie werden die erste sein, die die Verantwortung für den Fortschritt und das Wohlergehen des Clubs übernimmt. Sie motivieren, lösen Konflikte und unterstützen bei Bedarf. Sie müssen zwar gelegentlich eingreifen und eine schwierige Entscheidung treffen, tun Sie dies aber selten und nie ohne Rücksprache mit den Clubmitgliedern und anderen Vorstandsmitglieder. Sie zeigen Respekt für alle Mitglieder, auch wenn Sie mit ihnen nicht einverstanden sind, und bieten eine Führung für alle.

Verantwortlichkeiten:

  • Geben Sie allen Vorstandsmitgliedern und Mitgliedern eine positive Führung
  • Bauen sie ein geschlossenes Team auf und stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben erfüllt werden
  • Beaufsichtigen und erleichtern Sie Clubtreffen
  • Mit gutem Beispiel vorangehen und alle Mitglieder fair und gleich behandeln
  • Übernehmen Sie Verantwortung für den Club zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern
  • Seien Sie bei der Konfliktlösung diplomatisch
  • Ermutigen Sie zur Teilnahme am Distinguished-Club-Programm
  • Sicherstellung der finanziellen Verantwortung und Rechenschaftspflicht für Clubgelder
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter"
  • Repräsentieren Sie den Club bei Distrikt, Division und Area Treffen
  • sich mit allen Aspekten des Zusatzes zu den Standard-Cluboptionen und der Clubsatzung vertraut machen

Gelernte Fähigkeiten:

  • Teambildung und Delegation
  • Positive Führung von Kleingruppen
  • Organisation und Problemlösung
  • Organisation von Gemeinschaften zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe oder Veranstaltung
  • Kritisches Denken
  • Vernetzung und Beziehungsaufbau
  • Konfliktmanagement
  • Lieferung von taktvollen und konstruktiven Rückmeldungen
  • Nachfolgeplanung
  • Einhaltung von Standardverfahren

Konkrete Aufgaben in easySPEAK:

  • Massen-E-Mail verwenden
  • Im Club Control Panel von easySPEAK:
    • die Rechte der Vorstandsmitglieder ändern
    • Die Haupt-E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ändern
 
VP Weiterbildung

Vizepräsident Weiterbildung

Zusammenfassung:

Als Vizepräsident für Weiterbildung (VPE) planen Sie die Reden Ihrer Clubmitglieder und überprüfen den Abschluss von Projekten, und dienen als Anlaufstelle für Fragen zu Toastmasters Pathways, zu Redewettbewerben und Ihr Club-Mentorenprogramm. Sie sind eine wichtige Quelle von Toastmaster-Wissen für Clubmitglieder und es ist Ihre Aufgabe, sich mit allen Aspekten der Lernpfade vertraut zu machen.

Verantwortlichkeiten:

  • Festlegung der Tagesordnung für Clubtreffen und Zuweisung der Rollen bei den Treffen
  • Verwalten Sie der Tagesordnung und planen Sie neue Treffen
  • Verwalten Sie die Fortschritte der Mitglieder in Pathways und fungieren Sie als primärer Base Camp Manager
  • Ermutigen Sie die Mitglieder, sich bei Pathways zu beteiligen
  • Redewettbewerbe planen
  • Übernehmen Sie Verantwortung für den Club zusammen mit den anderen Vorstandsmitgliedern
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden bei den Toastmasters-Programmen
  • Mentorenprogramm organisieren
  • Positive und unparteiische Bewertung von Reden/Projekten
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter"

Gelernte Fähigkeiten:

  • Strategische Planung
  • Bewertung der Leistung des Einzelnen und Ermittlung von Stärken/Schwächen
  • Organisation und Problemlösung
  • Erfolgreiche Mentoring-Techniken
  • Positive Zusammenarbeit in kleinen Gruppen
  • Kritisches Denken
  • Andere motivieren, persönliche Ziele zu setzen und zu erreichen
  • Strategisches Denken
  • Nachfolgeplanung
  • Einhaltung von Standardverfahren

Konkrete Aufgaben in easySPEAK:

  • Neuen Mitgliedern erklären, wie sie sich zu einem Treffen an oder abmelden
  • Neuen Mitgliedern erklären, wie sie eine Rede anmelden
  • Neue Treffen anlegen
  • Die Agenda ändern
  • Reden einplanen an bestimmten Treffen
  • Rollen zuweisen
  • Rollen eines Treffen kontrollieren und Treffen schließen
  • Zu Treffen einladen über EMail-Funktion beim Treffen
  • Massen-E-Mail verwenden
  • Den Mitgliedern helfen in easySPEAK den richtigen Lernpfad auf deutsch auszuwählen
  • Reden auf ein anderes Projekt verschieben, wenn sich ein Mitglied verklickt hat
  • Im Club Control Panel von easySPEAK:
    • die Rechte der Vorstandsmitglieder ändern
    • Einen neuen Ort anlegen für Treffen
    • Eine neue Zeit einstellen für die regelmäßigen Treffen
    • Die Haupt-E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ändern
    • Weitere Mitglieder-Status einstellen
 
VP Mitglieder

VP Mitglieder

Zusammenfassung:

Als Vice President Membership (VPM) werben Sie für den Club und managen den Prozess der Gewinnung von Gästen und deren Umwandlung in Mitglieder. Indem Sie den Kontakt zu den Gästen herstellen, ihnen helfen, sich willkommen zu fühlen, und sie mit den Informationen versorgen, die sie für den Beitritt benötigen, tragen Sie dazu bei, dass ständig neue Leute in Ihren Club kommen. Außerdem überwachen Sie aufmerksam die Mitgliederzahlen und erarbeiten mit dem übrigen Vorstandsteam eine Strategie, wie Sie Probleme der Mitglieder bewältigen können, wenn sie auftreten.

Verantwortlichkeiten:

  • Nehmen Sie Kontakt zu Gästen auf und helfen Sie ihnen, sich willkommen zu fühlen.
  • Gastfreundschaft und Mitgliederinformationen für Gäste bereitstellen
  • Beantworten Sie alle Mitteilungen von potentiellen Mitgliedern rechtzeitig
  • Verwalten Sie den Prozess der Umwandlung von Gästen in Mitglieder
  • Überwachung der Mitgliedschaftsstufen und strategische Zusammenarbeit mit dem Clubvorstand, um Probleme der Mitglieder zu lösen, wenn sie auftreten
  • Durchführung von Programmen zur Förderung der Mitgliedschaft
  • Werbung für den Club und Anwerbung neuer Mitglieder
  • Halten Sie sich und andere Beamte zur Verantwortung
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem Leader Letter

Gelernte Fähigkeiten:

  • Marketing
  • Vernetzung und Beziehungsaufbau
  • Strategische Planung
  • Kritisches Denken
  • Interne/externe Kommunikationsfähigkeiten
  • Organisation und Problemlösung
  • Positive Zusammenarbeit in kleinen Gruppen
  • Nachfolgeplanung
  • Einhaltung von Standardverfahren

Konkrete Aufgaben in easySPEAK:

  • Neue Mitglieder anlegen
  • Mitgliedern einen bestimmten Status zuweisen
  • Adresse, E-Mail oder ähnliches ändern in easySPEAK
  • Neuen Mitglieder einem Mentor zuweisen
  • Ausscheidende Mitglieder auf "Ehemaliges Mitglied" setzen
  • Eintragen, wer welche Vorstandsrolle hat bzw. im nächsten Tomasters-Jahr haben wird
  • Bei Mitgliedern ihre Abschlüsse eintragen
  • Massen E-Mail verwenden
 
VP Öffentlichkeitsarbeit

VP Öffentlichkeitsarbeit

Zusammenfassung:

Als Vizepräsident für Öffentlichkeitsarbeit (VPPR) werben Sie für den Club in der örtlichen Gemeinde und informieren die Medien über die Existenz des Clubs und die Vorteile, die er bietet. Sie werben für den Club, aktualisieren die Webinhalte und sichern die Markenidentität von Toastmasters. Es ist Ihre Aufgabe, die Medien zu benachrichtigen, wenn Ihr Club etwas Neues tut. Sie schreiben Pressemitteilungen, erstellen und verteilen Flugblätter und sorgen für die Präsenz des Clubs auf im Web und in der Gemeinschaft.

Verantwortlichkeiten:

  • Werbung für den Club bei berechtigten Gästen und Benachrichtigung der Medien über die Existenz und die Vorteile des Clubs
  • Entwicklung und Pflege der Social-Media-Seiten und der Website des Clubs
  • Schreiben Sie neue Versionen und verteilen Sie Marketingmaterial
  • Erstellen Sie Club-Werbekampagnen
  • Stellen Sie sicher, dass die Kontakt- und Tagungsinformationen des Clubs in Club Central auf dem neuesten Stand sind.
  • Die Bedeutung und Wirkung der Marke Toastmasters verstehen
  • Aktualisieren Sie den Webinhalt und schützen Sie die Marke Toastmasters
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter", dem Toastmaster-Magazin und den sozialen Einrichtungen von Toastmasters International Medienkanäle

Gelernte Fähigkeiten:

  • Marketing und Werbung
  • Soziale und öffentliche Medien/Entwicklung von Medienbeziehungen
  • Entwicklung eines plattformübergreifenden Social-Media-Plans unter Einhaltung von Markenstandards
  • Kommunikation und Interaktion mit lokalen Gemeinschaften
  • Schreiben von Pressemitteilungen
  • Vernetzung und Beziehungsaufbau
  • Kritisches Denken
  • Organisation und Problemlösung
  • Positive Zusammenarbeit in kleinen Gruppen
  • Einhaltung von Standardverfahren

Konkrete Aufgaben in easySPEAK:

  • Die Club Startseite ändern/aktualisieren: http://CLUBNAME.tmclub.eu  
  • Einträge für den Blog des Clubs schreiben
  • Massen E-Mail verwenden
 
Schriftführer*in

Schriftführer*in

Zusammenfassung:

Als Sekretär/in führen Sie alle Clubunterlagen, verwalten die Clubakten, erledigen die Clubkorrespondenz und führen das Protokoll bei jeder Club- und Vorstandssitzung. Sie sind auch für die Aktualisierung und Verteilung einer Übersicht der derzeitigen bezahlten Mitglieder verantwortlich und für die Führung der Liste der Vorstandsmitglieder für Toastmasters International. Obwohl einige Clubs die Funktion des Sekretärs mit der des Schatzmeisters kombinieren, ist es am besten, einen engagierten Sekretär zu haben, der die Arbeitsbelastung des Schatzmeisters verringert und gelegentlich auch den Vizepräsidenten Weiterbildung unterstützt. Sie werden auch bei Bedarf Material für den Club bestellen.

Verantwortlichkeiten:

  • Protokollführung bei Club- und Vorstandssitzungen
  • Organisation und Pflege der Clubaufzeichnungen und -akten
  • Aktualisieren und Verteilen der Mitgliederlisten
  • Aktualisieren Sie die Club- und Amtsträgerliste bei Toastmasters International
  • Grundlegende parlamentarische Verfahren verstehen
  • Bestellen Sie Lieferungen nach Bedarf
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter"

Gelernte Fähigkeiten:

  • Organisation und Problemlösung
  • Pflege von Aufzeichnungen
  • Kritisches Denken
  • Organisation von Sitzungen
  • Entscheidungen dokumentieren, die auf den Sitzungen vereinbart wurden, und Entscheidungen einem größeren Publikum mitteilen
  • Einhaltung von Standardverfahren

Konkrete Aufgaben in easySPEAK:

  • Adresse, E-Mail oder ähnliches ändern in easySPEAK
  • Ausscheidende Mitglieder auf "Ehemaliges Mitglied" setzen
  • Eintragen, wer welche Vorstandsrolle hat bzw. im nächsten Tomasters-Jahr haben wird
  • Massen E-Mail verwenden
 
Schatzmeister*in

Schatzmeister*in

Zusammenfassung:

Als Schatzmeister sind Sie der Buchhalter des Clubs. Sie verwalten das Bankkonto des Clubs, machen Überweisungen, die vom Clubvorstand beschlossen wurden und sorgen für die Einzahlung von Mitgliedsbeiträgen und anderen Clubeinnahmen. Sie sind außerdem verantwortlich für die Zahlung der Mitgliedsbeiträge an Toastmasters International (zusammen mit den Namen der erneuerten Mitglieder), die Einreichung der erforderlichen Steuerunterlagen und die Führung zeitnaher, genauer und aktueller Finanzunterlagen für den Club.

Verantwortlichkeiten:

  • Aufzeichnung und Führung genauer und aktueller Finanzunterlagen des Clubs
  • Verwaltung von Club-Bankkonten, Einzahlungen und Ausstellung von genehmigten Schecks
  • Sammeln und Einreichen der Mitglieds- und Verlängerungsbeiträge
  • Budget erstellen
  • Erforderliche Steuerunterlagen einreichen
  • Dokumente für den jährlichen Prüfungsausschuss vorbereiten
  • Bereiten Sie vierteljährliche Finanzberichte vor
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem Leader Letter

Gelernte Fähigkeiten:

  • Grundlegende Buchhaltung
  • Budgetüberwachung
  • Kontrolle und Pflege der Finanzunterlagen
  • Einhaltung der Finanzkontrollen
  • Kritisches Denken
  • Organisation und Problemlösung
  • Einhaltung von Standardverfahren
 
Saalmeister*in

Saalmeister*in

Zusammenfassung:

Als Saalmeister*in behalten Sie den Überblick über das physische Eigentum des Clubs, wie z.B. das Banner, Rednerpult, Zeit-Ampel und andere Sitzungsmaterialien. Sie kommen früh an, um den Treffpunkt und den Weg dorthin (Ausschilderung) für die Mitglieder vorzubereiten, und bleiben spät, um alle anderen Materialien und die Ausrüstung des Clubs zu verstauen. Sie sind auch für den Treffpunkt selbst verantwortlich, wobei Sie bei Bedarf helfen, einen neuen Raum zu finden und den Kontakt mit den Personen zu pflegen, die Ihnen den Raum für die Treffen Ihres Clubs zur Vergügung stellt.

Verantwortlichkeiten:

  • Lagerung von Clubausrüstung und -materialien
  • Sitzungseinrichtungen verwalten
  • Gastfreundschaft und Mitgliederinformationen für Gäste bereitstellen
  • Physikalische Logistik verstehen
  • Verteilen Sie Club-Materialien
  • Verhandeln Sie, wenn nötig
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter"

Gelernte Fähigkeiten:

  • Organisation und Problemlösung
  • Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen
  • Bestandskontrolle
  • Verständnis der physischen Logistik
  • Vernetzung und Beziehungsaufbau
  • Einhaltung von Standardverfahren
 
Alterspräsident*in

Alterspräsident*in

Zusammenfassung:

Als Immediate Past President (IPP) stehen Sie dem Clubpräsidenten auf Wunsch mit Rat und Tat zur Seite. Von Ihnen wird erwartet, dass Sie bei allen Clubaktivitäten hilfreiche, unterstützende Führungsqualitäten einbringen, und Sie sorgen dafür die anderen Clubmitgliedern auf eine Art und Weise zu beraten, die dem Erfolg des Clubs förderlich ist, wenn sie dazu aufgefordert werden. Sie sind ein Mitglied des Clubvorstands und können über alle diskutierten Angelegenheiten mit abstimmen. Sie zeigen Respekt für alle Mitglieder, auch wenn Sie mit ihnen nicht einverstanden sind, und bieten eine Führung für alle.

Verantwortlichkeiten:

  • Geben Sie allen Beteiligten und Mitgliedern eine positive Führung
  • Mit gutem Beispiel vorangehen und alle Mitglieder fair und gleich behandeln
  • Seien Sie diplomatisch bei der Lösung von Konflikten
  • Ermutigen Sie zur Teilnahme am Distinguished-Club-Programm
  • Machen Sie sich mit allen Aspekten des "Addendum of Standard Club Options" und der "Club Constitution" vertraut
  • Vorsitzender des Ausschusses für die Wahlen des neuen Clubvorstands
  • Auf Anfrage des Clubpräsidenten Beratung und Betreuung anbieten
  • Bleiben Sie auf dem Laufenden mit dem "Leader Letter"

Gelernte Fähigkeiten:

  • Positive Führung von Kleingruppen
  • Organisation und Problemlösung
  • Organisation von Gemeinschaften zur Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder Veranstaltung
  • Kritisches Denken
  • Vernetzung und Beziehungsaufbau
  • Verwaltung von Konfliktsituationen
  • Lieferung von taktvollen und konstruktiven Rückmeldungen
  • Nachfolgeplanung
  • Einhaltung von Standardverfahren
 

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